Im Projektmanagement, das in der Leitlinie ISO 21500 eine Normierung erfahren hat, gibt es 10 Gestaltungsbereiche. Dies sind besonders wichtige Themen, die in Projekten, aber auch der Alltagsarbeit, Freizeit und Familie zu beachten sind. Zeit und Zeitmanagement ist eines dieser Themen. Nachfolgend habe ich 10 pers\u00f6nliche Tipps hierzu aufgef\u00fchrt:<\/p>\n\n\n\n
Wenn wir unser Zeitmanagement optimieren wollen, so m\u00fcssen wir zun\u00e4chst klar erkennen, warum wir dies tun wollen. M\u00f6chten wir unsere Arbeit um 20 % schneller erledigen? M\u00f6chten wir mehr Zeit haben, um noch mehr zu arbeiten? M\u00f6chten wir weniger \u00dcberstunden machen, um mehr Zeit f\u00fcr die Familie zu haben? M\u00f6chten wir in den Urlaub fahren k\u00f6nnen, ohne zu viel Arbeit unerledigt zu lassen? Geben wir uns f\u00fcr ein verbessertes Zeitmanagement ein klares Ziel vor, z.B. mit Hilfe der SMART<\/a> Formel. So k\u00f6nnen wir dieses Zeitziel ansteuern und messen, ob und wie wir unser Ziel erreichen.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr das Zeitmanagement ist eine technische Unterst\u00fctzung auf Smartphone und PC notwendig. Zwar gilt immer noch \u201eA fool with a tool, still a fool\u201c. Aber ohne eine Transparenz der Aufgaben, sowie der zeitlichen Einplanung geht viel Effizienz verloren. Daher sollte jeder ein pers\u00f6nliches Informations- und Zeitmanagement System (PIM) einsetzen. Dies kann z.B. auf Basis von Systemen wie Outlook erfolgen. Auch ein Zusammenbauen aus einzelnen Anwendungen und APPS ist denkbar. Dies hat aber den Nachteil, dass die Schnittstellen immer individuell zu kl\u00e4ren sind. Wichtig ist, dass die Programme langfristig und erfolgreich auf dem Markt sein sollten, denn ein PIM wird man nicht alle 5 Jahre erneuern wollen. Ich habe mir mein PIM \u00fcber eine einfache Excel Tabelle schon in den 90er Jahren konzipiert und angelegt. In 2019 habe ich es dann runderneuert und als ein Angebot in meinen Webshop \u201eTravel-all-stars.com\u201c gestellt. Zu finden ist es unter dem Produktnamen \u201eZeitman<\/a>\u201c.<\/p>\n\n\n\n Das Zeitmanagement bedarf einer soliden pers\u00f6nlichen Grundeinstellung basierend auf Selbstdisziplin. Wer in den Tag hinein lebt, keinerlei Planung betreibt, keine Ziele hat, der wird sich mit Managementthemen wie der Zeitplanung schwer tun. Diszipliniert sein hei\u00dft in diesem Zusammenhang: fokussiert sein auf eine effektive Nutzung von Zeit zur Erreichung von Zielen. Disziplin hei\u00dft auch: sensibel mit der eigenen Zeit und der Zeit von Fremden umzugehen. Wir sollten P\u00fcnktlichkeit sch\u00e4tzen und vorleben. Wir sollten unsere Redebeitr\u00e4ge in Meetings kurz halten. Wir sollten Arbeitsauftr\u00e4ge p\u00fcnktlich abliefern. Wir sollten insgesamt Termine einhalten.<\/p>\n\n\n\n Zum Management geh\u00f6rt Planung. Zur Planung geh\u00f6rt das Einsch\u00e4tzen des Zeitbedarfs. Wenn wir also Zeitmanagement betreiben wollen, so m\u00fcssen wir zu unseren Arbeitsauftr\u00e4gen die Zeit f\u00fcr die Erledigung einsch\u00e4tzen k\u00f6nnen. Dieses kann sehr rudiment\u00e4r und fehlerhaft sein, denn Sch\u00e4tzung ist immer mit Ungenauigkeit und Unsicherheit belastet. Auf Dauer werden wir jedoch bei entsprechender \u00dcbung immer bessere Sch\u00e4tzungen erhalten. Wichtig ist, \u00fcberhaupt erst einmal mit dem Thema anzufangen. Dazu braucht man nicht auf gro\u00dfe Projekte zu warten, sondern kann anhand kleiner Aufgaben und Themen mit dem Sch\u00e4tzen beginnen zu \u00fcben.<\/p>\n\n\n\n An verschiedenen Dingen gleichzeitig arbeiten zu k\u00f6nnen, gilt f\u00fcr viele Menschen als besonders effizient und werthaltig. Computer, die pl\u00f6tzlich multitaskingf\u00e4hig waren, galten in den 70er Jahren als gro\u00dfe Innovation. Wie man aber wohl leicht einsehen kann, ben\u00f6tigt es bei der Umschaltung zwischen den Aufgaben jeweils eigener R\u00fcstzeiten. Diese k\u00f6nnen bei h\u00e4ufigem hin und her Switchen schnell zehn und mehr Prozent der Zeit verschlingen. Auch leiden die Fertigstellungszeiten einzelner Tasks unter der Parallelarbeit. Erledigen wir beispielsweise 3 gleichlange Aufgaben hintereinander, so sind zwei Aufgaben fr\u00fcher fertig, als wenn wir alles parallel machen. Denke es einmal durch mit drei Aufgaben, die jeweils eine Nettoarbeitszeit von 5 Tagen haben. M\u00f6chtest Du alle Aufgaben nach 3 Wochen gleichzeitig fertig haben? Oder ist es besser die erste nach einer Woche, die zweite nach der zweiten Woche und die dritte nach 3 Wochen abzuliefern.<\/p>\n\n\n\n Werden an jedem Tag die wichtigen Dinge zuerst erledigt, so wird jeder Tag ein Erfolgstag. Die Erledigung wichtiger Dinge ist motivierend und setzen uns f\u00fcr den Rest des Tages in einen positiven Flow. Diesen k\u00f6nnen wir f\u00fcr die restlichen Erledigungen des Tages gut nutzen. Ein bekanntes Bild k\u00f6nnen wir ebenfalls f\u00fcr diese Vorgehensweise und deren Sinnhaftigkeit heranziehen. F\u00fclle ein leeres Glas zun\u00e4chst dreiviertel voll mit Sand. Die K\u00f6rner sind symbolhaft die unwichtigen Dinge. Dann packe noch einige Kieselsteine hinzu. Das sind die wichtigen Dinge. Es werden wohl aber nicht mehr viele hineinpassen. Nun gehe den umgekehrten Weg. Gib erst Deine Kieselsteine in das leere Glas. Alle gehen hinein. Und nun kannst Du den Sand noch gut hineingie\u00dfen. Alles wir Platz finden.<\/p>\n\n\n\n Arbeit f\u00fcllt die Zeit aus \u2013 lautet ein nachgewiesenes Gesetzt. Wenn wir also mehrere Stunden f\u00fcr eine Aufgabe einplanen, so werden wir diese Zeit auch ben\u00f6tigen. Setzen wir uns dagegen ein Zeitfenster von nur einer Stunde, so werden wir \u00fcblicherweise auch in einer Stunde fertig sein. Das Ergebnis wird dabei nicht wesentlich schlechter ausfallen. Das Pareto-Prinzip besagt n\u00e4mlich, dass 80% der Qualit\u00e4t oder der Ergebnisse in 20% der Zeit erreicht werden. Zu empfehlen ist also, ein Zeitfenster f\u00fcr eine Aufgabe vorzugeben, das knapp aber realistisch bemessen ist. Auf keinen Fall sollte man sich vorab selbst einen unn\u00f6tig gro\u00dfen Puffer einplanen. Dieser wird auf jeden Fall verpuffen und wichtige Zeitreserven auffressen.<\/p>\n\n\n\n St\u00f6rungen, Interrupts, Wechsel sind f\u00fcr eine z\u00fcgige Bearbeitung von Aufgaben sch\u00e4dlich. Sich immer wieder in ein Thema hineinzudenken, kostet Zeit und Kraft. Daher ist es gut, sich ein wenig abzuschirmen, Besucher oder Telefonate abzublocken. Die genannte Selbstdisziplin sollte darauf achten, dass wir selbst bei der Sache bleiben und nicht geradezu darauf warten, dass wir abgelenkt werden. Manche Menschen springen gerade zu auf jedes Signal von einer neuen Mail, Message, Whatsup oder News. Vor lauter Neugierde etwas zu verpassen, kommen sie nicht zu einem ungest\u00f6rten Arbeiten und damit auch nicht zu einer effizienten Erledigung. Zu Empfehlen ist dagegen, gleichartige Themen und Aufgaben zusammenzulegen: Mails und Telefonate im Block zu erledigen, Gespr\u00e4chsthemen f\u00fcr ein Mitarbeitergespr\u00e4ch zu sammeln, einen Einkaufszettel zu schreiben und dann alles in einem besorgen.<\/p>\n\n\n\n Eine Planung ist wichtig, auch wenn sie, wie wir alle wissen, niemals komplett einzuhalten ist. Dazu ist das Leben zu dynamisch und zu unvorhersehbar. Wir m\u00fcssen uns also auf Ungeplantes einstellen. Hierzu ist Zeit notwendig. Ist sie vorhanden, so wird uns nicht das ungute Gef\u00fchl beschleichen, dass wir unsere Ziele und Planungen nicht einhalten. Wir sind auf die Realit\u00e4t vorbereitet. Wir wissen, dass wir Zeit f\u00fcr andere ben\u00f6tigen, die kurzfristig ein Anliegen an uns haben. Die Prozentzahl, wieviel Zeit f\u00fcr ungeplantes ben\u00f6tigt wird, ist sicher individuell verschieden. Sie bewegt sich aber auf jeden Fall oberhalb von 20%. Wichtig ist, dass wir uns \u00fcberhaupt mit dem Thema Geplantes zu Ungeplantem besch\u00e4ftigen und es in eine sinnvolle Balance bringen.<\/p>\n\n\n\n Unser Zeitmanagement basiert auf eingefahrenen Mustern, Wegen und Routinen. Wollen wir unser Zeitmanagement verbessern, so m\u00fcssen wir unser Verhalten ver\u00e4ndern. Dies bedarf einem langen Atem. Sie ist nur mit viel Einsicht, Disziplin und \u00dcbung m\u00f6glich. Um die Chancen einer nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements zu erh\u00f6hen, ist eine motivierende Zielsetzung die Basis. Die Eigenkontrolle und das Selbstmanagement sind gefordert \u2013 hierzu k\u00f6nnen Aufschreibungen, Tools, festgelegte Reflektionen und Kontrollen helfen. Entscheidend wird die Priorit\u00e4t sein, die die Zeit f\u00fcr uns im Leben spielt. Diese Priorit\u00e4t m\u00fcsste sehr hoch sein \u2013 denn unsere Zeit im Leben ist begrenzt und niemand wei\u00df, wann sie endet.<\/p>\n\n\n\n Viele Erfolge und eine effiziente Nutzung der Zeit w\u00fcnscht<\/p>\n\n\n\n Norbert Daehne<\/p>\n\n\n\nPers\u00f6nliche Tool Umgebung PIM<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Disziplin<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Zeitbedarf Sch\u00e4tzung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Vermeidung von zuviel Parallelarbeit<\/strong> <\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Erledigung wichtiger Dinge zuerst<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Nutzung von Zeitfenstern<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
St\u00f6rungen vermeiden, Neugierde herunterfahren<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Ausreichende Zeit f\u00fcr Ungeplantes einplanen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Verhaltens\u00e4nderungen mit langem Atem<\/strong><\/h2>\n\n\n\n